Que savoir de la dématérialisation ?
La dématérialisation est une tendance au cœur de la transformation digitale des entreprises, encore appelée opération zéro papier. C’est un véritable enjeu écologique et économique pour la société, il est donc important d’en apprendre plus. Dans cet article, on vous parlera de la notion de dématérialisation.
Notion
La dématérialisation consiste à transférer les données d’un support papier vers un support numérique. Mis à part cela, il y a quand même d’autres idées reçues sur la dématérialisation. Son objectif est de diminuer considérablement l’utilisation du papier dans pratiquement tous les services. Autrement dit, la dématérialisation a pour but de réduire, voire éliminer les éléments de stockage qui s’accumulent tout au long de la vie d’une société. Cela commence par le service juridique en passant par la vente et termine par la communication. En gros, il prend en compte toutes les activités qui utilisent des documents papiers. Elle vise le 100% numérique en transformant en documents numériques les documents papiers. Vous avez la possibilité de signer les documents informatisés, leur donner une valeur juridique tout en leur apposant toutes les fonctions requises par un document papier.
La différence
Il est important de faire la différence entre la dématérialisation et la numérisation. Beaucoup font le mélange entre ces deux notions, pourtant elles sont totalement différentes. La numérisation concerne les actes isolés qui nécessitent l’utilisation des matériels comme le scan d’un document. L’opération consiste à scanner un document papier en document électronique précisément au format PDF. En ce qui concerne la dématérialisation, elle est relative au processus. Elle vise le zéro papier, ce qui n’est pas le cas de la numérisation. Ce processus vise aussi à réaliser de sacrées économies, améliorer la productivité et préserver la nature. On ne fait pas allusion à un seul document électronique, mais plutôt à tous les documents. En d’autres termes, la dématérialisation est un processus entier qui est lié à un système d’information. Par exemple, un logiciel ERP peut générer de façon automatique une facture PDF.
Les avantages
La dématérialisation apporte plusieurs avantages aux entreprises, à savoir l’augmentation de la productivité. En effet, le traitement des données est automatisé et l’information est centralisée dans un point d’accès unique pour les collaborateurs. Les processus sont parfaitement adaptés au travail et les documents tels que les factures sont aussi accessibles en format numérique. Vous pouvez aussi modifier les factures à distance. Grâce à la dématérialisation, vous ferez aussi des économies parce que le temps gagné peut être consacré à la réalisation d'autres tâches. Ainsi, l’entreprise ne sera pas à coup de main d’œuvre en raison du taux de travail. Étant donné que l’entreprise n’utilisera plus de papier, il en sera de même pour l’encre, par ricochet, des économies sur les frais d’achat. Un autre avantage concerne l’optimisation de la traçabilité. En réalité, les échanges sont enregistrés et traçables de manière électronique, ainsi rien ne pourra vous échapper. Cela vous permettra d’anticiper sur les cas de fraude et autres. Enfin, vous aurez plus d’espace pour la création d’autres bureaux, salle de réunion ou de repos parce que vous allez gagner assez d’espace avec la dématérialisation.
